Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend und transparent über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Website und der Online-Bewerbung für das Studentenwohnheim Candis Academia der Schmack Immobilien Gruppe in Regensburg. Sie berücksichtigt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Bayerischen Wohnraumförderungsgesetzes (BayWoFG), der Richtlinie zur Förderung von Wohnraum für Studierende (StudR 2023), sowie die aktuellen Vorgaben der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden. Darüber hinaus werden die Besonderheiten der von uns eingesetzten IT‑Systeme – insbesondere Microsoft 365, Power Automate (Cloud Flow), SharePoint Online, Homecase (DOMUS), Hosting‑Infrastruktur und eingebundene Drittanbieter‑Dienste – berücksichtigt.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Ferdinand Schmack jun. GmbH
Geschäftsführer: Ferdinand Schmack, Martin Schmack, Steffi Giese, Frank Eßlinger
Straubinger Straße 30
93055 Regensburg
Tel. +49 941 830 23-0
Fax +49 941 830 23-320
info@schmack-immobilien.de

2. Kontakt zur Datenschutzbeauftragten
Ferdinand Schmack jun. GmbH
Svenja Eckert
Straubinger Straße 30
93055 Regensburg
Tel +49 (941) 830 23 344
Fax +49 (941) 830 23 320
datenschutz@schmack-immobilien.de

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und nur, soweit dies für die Durchführung unserer Dienstleistungen (insbesondere Bewerbung und Vergabe von Wohnplätzen, Wohnraumverwaltung, Kommunikation, IT-Betrieb) erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Studienstatus, Kontaktdaten und weitere im Bewerbungsprozess oder Mietverhältnis relevante Angaben.
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen: Art. 6 I lit. b DSGVO
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insb. BayWoFG/StudR 2023: Art. 6 I lit. c DSGVO
• Berechtigtes Interesse, z.B. IT-Sicherheit: Art. 6 I lit. f DSGVO
• Einwilligung, z.B. Cookies, besondere Daten: Art. 6 I lit. a, Art. 9 II lit. A DSGVO

4. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Datenverarbeitungen, die im Rahmen der Angebote und Leistungen des Studentenwohnheims Candis Academia stattfinden – insbesondere bei:

• Online-Bewerbung und Aufnahmeprozessen
• Abschluss und Verwaltung von Mietverträgen
• Wohnheimbetrieb
• Nutzung der digitalen Plattform Homecase (DOMUS)
• Kommunikation
• Nutzung der Website
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Meldepflichten im Rahmen der Wohnraumförderung

5. Hosting/Server-Logfiles
Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet:

• IP‑Adresse
• Datum/Uhrzeit
• Referrer
• abgerufene Inhalte
• Browser/OS und Betriebssystem
• Zugriffsstatus
• Datenmenge

Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. f DSGVO
(Speicherdauer: max. 7 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung. Da die Erfassung der Logfiles für den Betrieb der Website zwingend erforderlich ist, besteht keine Widerspruchsmöglichkeit.

6. Kontaktaufnahme
Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. f DSGVO; bei Vertragsbezug Art. 6 I lit. b DSGVO.

7. Online-Bewerbung
7.1. Erhobene Daten und Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Studienstatus, freiwillige Angaben zu besonderen Bedürfnissen sowie Abrechnungsdaten.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 I lit. b, c, a, f DSGVO. Besondere Daten nur mit Einwilligung. Löschung: spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern kein Mietverhältnis entsteht.
7.2. Eingangsbestätigung
Nach Absenden des Online‑Bewerbungsformulars erhalten Sie automatisch eine Eingangsbestätigung per E‑Mail. Diese Bestätigung dient ausschließlich der Information, dass Ihre Bewerbung erfolgreich übermittelt wurde. Eine Verifizierung Ihrer E‑Mail‑Adresse im Sinne eines Double‑Opt‑In‑Verfahrens findet nicht statt.
7.3. Digitale Unterschrift/elektronische Signatur
Zur Vertragsunterzeichnung nutzen wir DocuSign. Dabei werden Signatur‑ und Protokolldaten verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DSGVO. Es kann zu Datenübermittlungen in die USA kommen; diese erfolgen auf Grundlage des EU‑U.S. Data Privacy Framework oder EU‑Standardvertragsklauseln.
7.4. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu einer Behinderung oder chronischen Erkrankung) werden nur verarbeitet, wenn Sie diese freiwillig angeben und ausdrücklich einwilligen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse bei der Wohnraumvergabe und unterliegt besonderen Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; bereits erfolgte Verarbeitungen bis zum Widerruf bleiben rechtmäßig.
7.5. Warteliste für die Vergabe der Apartments
Sofern Sie die Aufnahme in unsere Warteliste wünschen, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten über die reguläre Löschfrist von sechs Monaten hinaus. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck, Sie zu kontaktieren, sobald ein Apartment frei wird und eine Nachrückmöglichkeit besteht.
Ihre Daten werden für die Dauer Ihrer Aufnahme in die Warteliste gespeichert. Sobald Sie ein Apartment erhalten, Ihre Bewerbung zurückziehen oder erkennbar kein Interesse mehr besteht, werden Ihre Daten gelöscht. Spätestens mit Ablauf der Vergabeperiode oder auf Ihren Wunsch hin erfolgt die Löschung unverzüglich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Automatisierte Verarbeitung: Microsoft Power Automate (Cloud Flow), Excel, SharePoint Online
Bewerbungsdaten werden über Microsoft Power Automate verarbeitet und in SharePoint Online gespeichert. Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb unseres Microsofts‑365‑Tenants.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b, c, f DSGVO.

9. E-Mail-Weiterleitung
Eingehende Bewerbungen werden ausschließlich an berechtigte interne Empfänger weitergeleitet.

10. Speicherung in Microsoft SharePoint Online
Die Speicherung der Bewerbungsdaten erfolgt in einem SharePoint-Ordner innerhalb des Microsofts 365-Tenants der Ferdinand Schmack jun. GmbH. Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert (EU Data Boundary). Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur in Ausnahmefällen und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss für die USA).

11. Microsoft 365 Tenant, Auftragsverarbeitung, DPA, Standardvertragsklauseln, EU Boundary
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Drittlandzugriffe (z. B. Support) erfolgen auf Basis des EU‑U.S. Data Privacy Framework oder EU‑Standardvertragsklauseln.

12. Nutzung von Domus Homecase
Wir nutzen Homecase zur digitalen Kommunikation und Verwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DSGVO; für optionale Funktionen Art. 6 I lit. f DSGVO.

13. Datenverarbeitung im Rahmen der Wohnraumförderung (StudR 2023)
Wir sind verpflichtet, Nachweise über Studierendenstatus und Bedürftigkeit zu erheben und während der Belegungsbindung (40 Jahre) sowie mindestens 10 Jahre danach aufzubewahren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. c DSGVO.

14. Drittlandübermittlung
Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn erforderlich und auf Grundlage:

• EU‑U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder
• EU‑Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO)

15. Cookies und Analyse-Tools
Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie – nach Einwilligung – Analyse‑ und Drittanbieter‑Cookies.
Rechtsgrundlagen:

• § 25 Abs. 2 TTDSG (notwendige Cookies)
• § 25 Abs. 1 TTDSG und Art. 6 I lit. a DSGVO (optionale Cookies)

Die Einwilligungen werden über Usercentrics verwaltet.

16. Eingebundene Dienste und Drittanbieter
16.1. Bootstrap (CDN)
Bereitstellung von Frontend‑Elementen; Übermittlung technischer Daten an CDN‑Server
16.2. Adobe Fonts (Web-Schriften)
Abruf von Schriftarten von Adobe‑Servern; Übermittlung der IP‑Adresse.
16.3. Formularverarbeitung auf der Website
SSL‑verschlüsselte Übertragung.
16.4. Open Street Map
Darstellung von Karten; Übermittlung der IP‑Adresse an die OSMF (UK‑Angemessenheitsbeschluss).
16.5. Google reCAPTCHA
Schutz vor Bots; Analyse von Nutzerinteraktionen; mögliche Übermittlung in die USA (DPF/SCC). Einbindung erst nach Einwilligung.

17. Betroffenenrechte
Sie haben umfassende Rechte hinsichtlich Ihrer Daten.             

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Wiederspruch
• Beschwerde

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die oben genannte Adresse oder E-Mail unseres Datenschutzbeauftragten.

18. Social Media
Beim Besuch unserer Social‑Media‑Profile gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattform. Für Instagram besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO (Seiten‑Insights).

19. Sicherheit der Verarbeitung
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein (Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung).

20. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen.

21. Recht auf Beschwerde
Zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 27, 91522 Ansbach